Chương 7 – Những ứng dụng trong kinh doanh

Khi tài liệu trở nên linh hoạt hơn về hình thức, phong phú hơn về nội dung, và ít lệ thuộc vào giấy hơn ,thì những phương pháp con người cộng tác và giao lưu với nhau sẽ phong phú hơn và không bị hạn chế theo khu vực. Hầu hết mọi lĩnh vực hoạt động, từ kinh doanh, giáo dục, cho tới vui chơi giải trí, đều hưởng lợi thế đó. Xa lộ thông tin sẽ cách mạng hoá sự truyền thông liên lạc thậm chí còn mạnh mẽ hơn cách mà nó cách mạng hoá ngành điện toán. Điều này hiện đang bắt đầu diễn ra.

Bởi vì hầu hết những ngành kinh doanh có hiệu quả nhất đều có lợi thế hơn các đối thủ cạnh tranh, và những công ty biết đón nhận công nghệ mới đều thành công hơn các công ty khác. Tài liệu điện tử và mạng sẽ tạo cơ hội cho các nhà kinh doanh cải thiện việc quản lý thông tin, dịch vụ, và sự hợp tác bên trong và bên ngoài của công ty. Máy điện toán cá nhân đã có ảnh hưởng to lớn đến các ngành kinh doanh. Nhưng tác động lớn nhất của nó chỉ xảy ra khi máy điện toán cá nhân bên trong và bên ngoài công ty được nối mạng với nhau.

Trong thập niên tới, các ngành kinh doanh trên thế giới sẽ biến đổi. Phần mềm sẽ trở nên thân thiện hơn, và công ty sẽ đặt bộ não cơ cấu tổ chức của họ lên mạng, và nó sẽ tới tận từng công nhân, và vượt xa hơn vào thế giới của các nhà cung cấp, những người làm công tác tư vấn và tới khách hàng. Việc đó dẫn tới kết quả là những công ty nhỏ thường hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. Và cuối cùng, khi xa lộ thông tin đến được những vùng đô thị ít quan trọng hơn, nhiều ngành kinh doanh sẽ phân tán hoạt động của họ, và các thành phố,  cũng giống như các công ty, sẽ thu gọn bớt tầm cỡ của nó.

Chỉ trong vòng 5 năm tới, dải thông của các phương tiện truyền thông xuất hiện ở các vùng đô thị sẽ tăng gấp 100 lần, bởi vì các nhà cung cấp mạng sẽ cạnh tranh nhau để nối mạng cho những trung tâm có nhiều người sử dụng. Kinh doanh sẽ là ngành đầu tiên sử dụng những mạng cao tốc này. Và kinh doanh cũng là ngành đầu tiên tiếp nhận mọi kỹ thuật mới về máy điện toán, bởi lợi ích về tài chánh thu được nhờ hệ thống thông tin tiên tiến đã được chứng minh.

Những nhà quản lý của các công ty lớn, nhờ rồi sẽ bị hoa mắt về những khả năng mà kỹ thuật thông tin mang lại. Trước khi bắt tay vào việc đầu tư, hãy nhớ rằng một máy tính chỉ là một công cụ giúp giải quyết vấn đề đồng dạng mà thôi. Chứ nó không phải là một cái đũa thần có thể giải quyết mọi vấn đề như nhiều người từng nghĩ. Nếu tôi nghe một nhà kinh doanh nào đó nói rằng, “Công ty tôi đang bị lỗ, có lẽ tôi phải mua một máy điện toán”, thì tôi sẽ khuyên ông ta rằng hãy nghĩ lại chiến lược hoạt động của mình trước khi đầu tư. Quy luật thứ nhất là việc áp dụng sự tự động hoá vào một công ty kinh doanh có hiệu quả thì chính nó sẽ nhân rộng hiệu quả đó ra. Quy luật thứ hai là việc áp dụng sự tự động hoá vào một công ty kinh doanh không có hiệu quả nó sẽ nhân rộng tính không hiệu quả đó lên.

Thay vì lao đi mua sắm các trang thiết bị tiên tiến nhất cho công ty, các nhà quản lý ở các công ty, dù lớn dù nhọ, trước tiên nên suy nghĩ, nên bắt tay vào công việc kinh doanh như thế nào. Những quy trình nào là quy trình cơ bản, và các cơ sở dữ liệu của nó ra sao ? Nói cách khác, thông tin sẽ hoạt động như thế nào ?

Chẳng hạn, khi có một khách hàng gọi đến để mua sản phẩm nào đó, liệu tất cả những thông tin về kinh doanh của bạn như: thể thức thanh toán, đã có phàn nàn khiếu nại nào chưa, ai là những người của công ty làm việc với khách hàng, có xuất hiện ngay trên màn hình của họ không. Kỹ thuật để làm việc này rất dễ dàng, và khách hàng ngày càng mong muốn trình độ phục vụ càng cao hơn. Nếu hệ thống thông tin của bạn không thể cung cấp ngay được các thông tin tối thiểu như chất lượng sản phẩm, giá cả thì bạn sẽ mất khách hàng về tay những đối thủ có hệ thống thông tin phục vụ khách hàng tốt hơn.

Một công ty cũng có thể kiểm tra tất cả tiến trình nội bộ của nó như : kiểm tra nhân viên, kế hoạch công tác, phân tích các thương vụ, và kế hoạch phát triển sản xuất, xác định phương pháp để hệ thống mạng và những thiết bị cung cấp dịch vụ thông tin điện tử có thể góp phần thúc đẩy tiến trình sản xuất đạt hiệu quả cao hơn.

Rồi đây, sẽ có sự thay đổi trong quan niệm của chúng ta và cả trong việc sử dụng máy điện toán cá nhân như là một công cụ kinh doanh. Khi tôi còn nhọ, tôi thường tưởng tượng rằng máy điện toán là một hứ gì đó rất lớn và rất mạnh. Ngân hàng sử dụng hàng lô máy điện toán. Các hãng hàng không sử dụng máy điện toán để theo dõi hệ thống đặt vé. Chúng là những công cụ trong những cơ sở đồ sộ, quy mô, và là một phần của những ngành kinh doanh mà trước đây phải tuyển dụng số đông nhân viên để làm công việc đồ hoạ và đánh máy.

Máy điện toán cá nhân, như chính tên gọi của nó đã gợi ý, là một công cụ của cá nhân, dù cá nhân đó làm việc trong một công ty lớn. Chúng tôi đang nghĩ cách sử dụng máy điện toán cá nhân nhiều hơn nhằm giúp cho công việc thuận lợi hơn.

Những người công tác độc lập, dùng máy điện toán cá nhân để viết, để tạo ra bất cứ hình thức văn bản, thư từ nào, và khám phá ra những biện pháp, phương án công tác tốt hơn. Một kẻ lạc hậu có thể hỏi một câu như sau,  “Nếu ông Churchill trước đây dùng một bộ xử lý từ thì có chắc là những tác phẩm của ông sẽ hay hơn không ? Và liệu ông Cicero có được những bài diễn văn tuyệt vời trước thượng nghị viện của ý không ?” Những kẻ chỉ trích đó cho rằng người ta đạt được những chiến tích vang dội như vậy đâu có cần đến công cụ hiện đại, còn chúng ta có thể mạnh dạn nói rằng những công cụ tốt nâng cao năng suất hoạt động của con người. Chúng ta chỉ cần suy nghĩ xem thành quả của nghệ sĩ được hỗ trợ như thế nào, nhưng có điều rõ ràng là máy điện toán cá nhân giúp cải tiến các quá trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công việc lên mức cao độ hơn.

Trong chiều dài của lịch sử, chúng ta có biết bao nhiêu những nhà báo vĩ đại, nhưng trong thời đại ngày nay, việc kiểm
tra các sự kiện dễ dàng hơn nhiều, việc chuyển thông tin từ hiện trường về toà soạn, và thông qua các phương tiện điện
tử, việc liên lạc với các nguồn tin, với tổng biên tập, và thậm chí cả với độc giả dễ dàng hơn nhiều. Thêm vào đó, những biểu đồ và hình ảnh biểu thị chất lượng cao cũng giúp cho công việc rất nhiều. Chúng ta chỉ cần xem cách trình bày các chủ đề khoa học là đủ thấy lợi thế của những công cụ này. Vài mươi năm trước đây, việc tìm được những minh hoạ về khoa học có chất lượng cao là công việc dễ dàng gì, trừ các sách khoa học hoặc tạp chí chuyên dùng như tạp chí Scientific American. Ngày nay, một số báo hàng ngày có trình bày những mẫu tin khoa học khá tốt, một phần là nhờ các phần mềm của máy điện toán cá nhân guúp trong việc vẽ và minh hoạ cho nội dung của bài báo nhanh chóng và sinh động hơn.

Các ngành kinh doanh lớn nhở đều có thể tận dụng mọi lợi thế khác nhau của máy điện toán cá nhân. Nhưng những ngành kinh doanh nhọ, từng được coi là những người được hưởng lợi lớn nhất. Họ là chủ đồng thời là nhân viên. Trước đây, họ phải làm tất cả mọi việc, nay chỉ cần một máy điện toán cá nhân và một số phần mềm là nó có thể thay thế phần lớn công việc, nhờ vậy, các công ty nhỏ có thể cạnh tranh có hiệu quả hơn các công ty lớn.

Còn đối với các công ty lớn, lợi ích to lớn nhất mà máy điện toán đem lại là nó giúp cải thiện sự phân phối thông tin để cho mọi người đều có thể sử dụng được. Máy điện toán giúp giảm hành chánh phí cho các công ty lớn xuống mức tối đa. Thư điện tử mang lại lợi thế cho các công ty lớn nhiều hơn so với các công ty nhọ.

Một trong những cách đầu tiên mà Microsoft bắt đầu sử dụng công cụ thông tin trong nội bộ bằng cách loại bỏ các báo cáo in trên giấy. Tại nhiều công ty lớn, khi bạn bước vào phòng các giám đốc cấp cao, bạn thấy hàng chồng các báo cáo tài chánh hàng tháng được bao bọc cẩn thận xếp trên các kệ sách. Tại Microsoft, các số liệu đó chỉ tồn tại trong máy điện toán. Khi có ai cần tài liệu chi tiết hơn, có thể kiểm tra theo thứ tự thời gian, địa điểm, hoặc bằng nhiều cách khác. Khi lần đầu tiên chúng tôi làm báo cáo tài chánh trên mạng trực tuyến, người ta bắt đầu nhìn các số liệu theo một cách khác. Ví dụ, họ bắt đầu phân tích tại sao doanh số bán ra của chúng tôi tại địa phương này lại khác với doanh số bán của các địa phương khác. Vì tất cả chúng tôi đều làm việc bằng thông tin, cho nên chúng tôi phát hiện ra nhiều sai sót. Bộ phận xử lý dữ liệu của chúng tôi nói : “Chúng tôi xin lỗi về những sai sót này, nhưng từ trước đến nay, chúng tôi vẫn tính toán như vậy mỗi tháng một lần và gởi đi khắp nơi trong suốt 5 năm trời nhưng chưa họ có ai nêu lên vấn đề này”. Thực ra, người ta không dùng thông tin in nhiều để có thể phát hiện ra những sai sót của nó.

Lần đầu tiên, khi các loại bảng biểu điện tử xuất hiện vào năm 1978, nó đã giải phóng rất nhiều công sức và giấy bút. Lợi thế của các loại bảng biểu này là trong mỗi mục của bảng biểu, người ta đều cài một công thức và chúng có liên quan mật thiết với tất cả các mục của bảng biểu. Bất cứ một sự thay đổi về giá trị của một cột, hay hàng nào đều ảnh hưởng lập tức tới kết qủa của các mục khác, mà không cần phải tính toán lại.

Một trong những loại bảng biểu tôi thường sử dụng nhất là Microsoft Excel. Bảng biểu này có một đặc điểm nổi bật là nó giúp bạn nắm kết quả số liệu bằng vô vàn cách khác nhau, từ những số liệu tổng quát nhất với từng chi tiết một của một khâu kinh doanh, hay một mặt hàng nào đó bạn cần.

Tại hãng Microsoft, hàng tháng bảng biểu này được gởi qua máy điện toán tới tất cả các bộ phận của hãng. Giám đốc mại vụ có thể so sánh doanh số bán ra giữa các khu vực hay với kết quả của năm trước. Giám đốc sản phẩm có thể kiểm tra số lượng sản phẩm bán ra tại từng nước hay từng hệ thống bán hàng. Bảng biểu đó bao gồm hàng ngàn khả năng khác nhau, tất cả chỉ bằng một động tác là kích chuột, hoặc lôi thả.

Chẳng bao lâu nữa, khi tốc độ được tăng lên, máy điện toán sẽ có thể cho xuất hiện trên màn hình các hình đồ họa không gian ba chiều cao cấp. Những khả năng đó cho phép chúng ta xem dữ liệu một cách hữu hiệu hơn nhiều so với hình ảnh hai chiều hiện nay. Những tiến bộ khác sẽ giúp chúng ta khai thác cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn bằng cách nêu câu hỏi, chẳng hạn: “Sản phẩm nào hiện đang bán chạy nhất ?”

Những sáng kiến đó sẽ trước hết thể hiện xu hướng chủ đạo trong hệ thống công việc văn phòng có khối lượng lớn như: thiết bị xử lý từ, kỹ thuật phần mềm dùng cho bản tính mở rộng, hệ thống trình bày công việc , chương trình thiết lập cơ sở dữ liệu, và thư điện tử. Một số người đề xuất rằng những công cụ này hiện rất có hiệu quả và chúng ta không cần tạo thêm phiên bản mới. Nhưng cũng đã có người nghĩ về phần mềm cách đây hơn năm hay mười năm. Trong những năm tới, khi máy nhận biết được giọng nói , những giao diện xã hội, và việc nối mạng với xa lộ thông tin đều được đưa vào trong các ứng dụng chủ yếu, và tôi nghĩ rằng cá nhân hay công ty rồi sẽ nhận ra tính ưu việt của những ứng dụng này.

Những cải tiến lớn nhất trong năng xuất sản xuất, và những thay đổi lớn trong nếp làm việc của chúng ta sẽ do mạng mang lại. Tác dụng ban đầu của máy điện toán cá nhân là để tạo lập văn bản, công việc mà trước đây phải đánh máy rồi in ra giấy để phân phối cho những nơi cần. Mạng máy điện toán cá nhân đầu tiên giúp cho người ta có thể dùng chung máy in và lưu trữ tài liệu trong các máy trung tâm. Hầu hết các mạng đầu tiên này chỉ nối khoảng trên 20 máy điện toán lại với nhau. Khi mạng phát triển rộng ra, các mạng được nối với nhau và nối tiếp vào mạng Internet nhờ vậy tất cả những người sử dụng đều có thể liên lạc được với nhau.

Ngày nay, truyền thông liên lạc chủ yếu dùng loại tập tin ngắn, nhưng bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như đã đề cập trong chương 6. Hiện nay ngày càng có nhiều công ty muốn chia sẻ những lợi ích mà mạng đem lại cho tất cả nhân viên trong công ty, những người đã có máy nối với mạng, thường với khoản phí rất thấp. Chi nhánh của Hãng Microsoft tại Hy Lạp chẳng hạn, phải chi cho việc nối với mạng toàn cầu của hãng chúng tôi khoản tiền cao hơn nhiều so với quỹ lương của chi nhánh.

Hiện nay, thư điện tử đã trở thành công cụ quan trọng để trao đổi tin tức. Các quy ước về in ấn cũng theo đó có những thay đổi. Nếu bạn muốn cho câu viết của bạn hàm ý hài hước, bạn có thể sử dụng các dấu, nếu bạn xem theo chiều ngang của tờ giấy, bạn sẽ nhận ra ngay đó là gương mặt đang mỉm cười. Ngược lại bạn có thể sử dụng các dấu (để thể hiện gương mặt thể hiện sự thất vọng)

Thông thường, các công ty kinh doanh thông báo tin tức nội bộ bằng cách đánh máy, in ra rồi gửi thông báo đi, hoặc dùng điện thoại , hoặc triệu tập các cuộc họp. Phải tốn rất nhiều thời gian và cả tiền bạc mới có thể có được những quyết định cần thiết. Những công ty nào cứ tiếp tục phương pháp cũ này có nguy cơ không cạnh tranh nổi với những công ty áp dụng những biện pháp nhanh hơn, hiệu quả hơn và thậm chí giảm bớt các tầng lớp quản lý nhưng vẫn hoạt động rất có hiệu quả.

Tại hãng Microsoft, chúng tôi ứng dụng kỹ thuật thư điện tử rất sớm, từ những năm 80. Thậm chí khi hãng mới chỉ có vài chục nhân viên, hệ thống này đã tỏ ra rất có hiệu quả. Thư điện tử dùng để thay thế tất cả: thông báo các loại, trao đổi các vấn đề kỹ thuật, báo cáo… Nó góp phần rất lớn vào sự thành công của chúng tôi. Ngày nay Microsoft đã là một hàng có hàng ngàn công nhân, hệ thống đó càng trở nên quan trọng hơn.

Dịch vụ thư điện tử rất dễ sử dụng. Để gởi một mẫu tin điện tử, tôi chỉ cần nhấp trên biểu tượng có ghi chữ Compose và màn hình sẽ hiện ra một mẫu điện thoại đơn giản. Đầu tiên tôi nhập tên của người nhận hay cũng có thể chọn một cái tên trong danh sách địa chỉ điện tử. Tôi cũng có thể ghi rõ là tôi muốn gửi cho nhóm người nhận. Chẳng hạn như tôi vẫn thường gửi các mẫu tin cho những công nhân chủ yếu đang cùng tôi soạn thảo phiên bản Microsoft Office , và trong danh mục địa chỉ của tôi có địa chỉ Office và nếu tôi chọn địa chỉ đó thì mẫu tin của tôi sẽ đến được tất cả những người có liên quan. Khi bức thông điệp được chuyển đi, thì tên của tôi tự động xuất hiện trên ô người gởi. Sau đó tôi nhập mục trích yếu để người nhận biết ngay nội dung của mẫu tin khi nhận được, và bây giờ tôi bắt đầu đánh nội dung vào.

Một mẫu tin điện tử thường chỉ chứa một hay hai câu là cùng, không cần phải văn hoa chào hỏi. Tôi có thể gởi một bức thông điệp đến ba hay bốn người với nội dung ngắn gọn : “Hoãn cuộc họp lúc 11giờ sáng thứ hai, và sử dụng thời gian đó để mỗi người chuẩn bị cho bảng tường trình vào thứ ba. Có gì thắc mắc không ?” Và những mẫu tin trả lời cho tôi chỉ vẻn vẹn có một chữ “Tốt”.

Nếu bạn có cảm giác rằng những mẫu tin đó quá ngắn gọn thì bạn nên nhớ rằng hầu hết nhân viên làm việc trong hãng Microsoft mỗi ngày nhận hàng chục mẫu tin mẫu tin như vậy. Một thư điện tử có nội dung ngắn gọn giống như một câu hay một câu hỏi trong một cuộc họp, mà một người nào đó nghĩ đến hoặc một yêu cầu thông qua phương tiện thông tin liên lạc. Hãng Microsoft sử dụng thư điện tử để phục vụ cho công việc kinh doanh, nhưng cũng giống như điện thoại trong các văn phòng, nó phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của cá nhân và xã hội. Chẳng hạn, những vận động viên đi bộ có thể tiếp xúc với tất cả các thành viên trong câu lạc bộ đi bộ của Microsoft trong cuộc thi leo núi. Và chắc chắn có một vài người có tính lãng mạn trong công ty Microsoft đã tận dụng lợi thế của dịch vụ thư điện tử. Khi vợ tôi, Melinda, và tôi lần đầu tiên đi xa, chúng tôi đã tận dụng ngay lợi thế này. Khi sử dụng thư điện tử, người ta cảm thấy mạnh dạn hơn, đỡ mắc cở hơn so với nói truyện trên điện thoại trực tiếp gặp nhau. Đây là một lợi thế hay là một vấn đề, tuỳ thuộc vào tình huống cụ thể.

Hãng Microsoft cung cấp hệ thống thư điện tử chẳng những trong nội bộ mà còn mở rộng để phục vụ cho các mục đích
kinh doanh, cho giao tiếp giữa các cá nhân và giữa các thành phần trong xã hội.

Tôi dành ít ra là vài giờ mỗi ngày để đọc và trả lời thư điện tử do nhân viên trong nhân viên trong hãng, do khách hàng, và các đối tác trên toàn thế giới gởi tới. Bất cứ nhân viên nào trong hãng nào trong hãng đều có thể gửi thư điện tử cho tôi, và chỉ có tôi mới đọc được nó, và khi gửi thư điện tử cho tôi, người ta không phải e ngại gì về nghi thức lễ tân phiền phức.

Lẽ ra, tôi không phải tốn nhiều thời gian nếu địa chỉ thư điện tử của tôi không trở thành một địa chỉ bán công khai như hiện nay. Đúng là một cuốn sách gọi là Địa chỉ thư điện tử của những nhà giàu và nổi tiếng, trong đó có địa chỉ thư điện tử của tôi cũng như của Rush Limbaugh và thượng nghị sĩ Ted Kennedy. Khi John Seabrook viết một bài báo về tôi đăng trong tạp chí The New yorker, ông ấy đã thực hiện cuộc phọng vấn tôi chủ yếu qua dịch vụ thư điện tử. Đó là một cách hiệu quả để thực hiện các cuộc đàm thoại, và tôi rất thích bài đó khi nó được đăng, nhưng nó cũng nêu luôn địa chỉ thư điện tử của tôi vào đó. Và kết quả là tôi nhận hàng khối thư, từ các sinh viên gởi đến để nhờ tôi làm giùm bài tập cho họ, tới những người gởi thư đến để xin tiền, cho đến những lá thư của một nhóm người quan tâm đến cá voi, không biết vì lý do gì mà địa chỉ thư điện tử của tôi lọt vào danh mục địa chỉ thư điện tử của họ. Địa chỉ của tôi cũng là mục tiêu của tất cả những lá thư thoá mạ hay thân tình của những người xa lạ và của cả những người khiêu khích từ báo chí ( Nếu ông không trả lời vào ngày mai thì tôi sẽ viết một bài báo tường thuật lại câu truyện tình giữa ông và cô hầu bàn mạt hạng đó).

Chúng tôi còn có một địa chỉ thư điện tử đặc biệt tại công ty Microsoft, cho khách hàng đóng góp ý kiến về sản phẩm của chúng tôi, và cho các thông tin liên lạc chính đáng khác. Nhưng đại đa số các thư đó lại gửi tới địa chỉ của tôi, cho nên lại phải chuyển thư cho họ. Cũng có ba thư điện tử tương tự như nhau cứ liên tục gởi tới. Cái thứ nhất đe dạo rằng tôi đang gặp vận hạn nếu thư không được chuyển tiếp . Cái thứ hai đặc biệt nhấn mạnh rằng sự trừng phạt mà tôi phải chịu đựng là hoạt động tình dục của tôi sẽ bị tổn thương. Còn cái thứ ba gởi đi gởi lại suốt 6 năm trời, nói về một chất phụ gia đó cho một người đàn bà với giá cắt cổ, và vì vậy, người đàn bà đó đòi tôi phải phân phát chúng không thu tiền.

Những chuyện như vậy thường lẫn lộn trong số những thư gửi cho tôi. May mắn là phần mềm thư điện tử hiện đang được không ngừng cải tiến, và cho đến nay nó có thêm một chức năng giúp tôi ưu tiên chọn xem trước những thư cần.

Khi tôi đi công tác, tôi dùng máy điện toán xách tay để liên lạc với hệ thống chuyển thư điện tử Microsoft mỗi tối để nhận thư và gử thư đi. Nhờ vậy đa số những người nhận thư đều không biết rằng tôi không có mặt ở cơ quan. Khi đã nối mạng với hệ thống của cơ quan, dù đang công tác xa, tôi bấm vào một biểu tượng nào đó để kiểm tra tình hình bán sản phẩm , kiểm tra tiến độ của các dự án, hoặc tiếp cận với bất cứ nguồn dữ liệu quản lý nào để nắm vững tình hình chung, dù tôi đang ở cách xa hàng ngàn dặm và múi giờ cũng chênh lệch khá xa.

Ngày nay, ngoài hệ thống thư điện tử của Microsoft, còn các cơ sở dịch vụ thương mại khác như MCL Mail và B.T Gold (trực thuộc hãng British Telecom). Thêm vào đó , còn có hệ thống trực tuyến ra đời với mục đích kinh doanh như CompuServe, Prodigy, và Microsoft Network. Những hệ thống này thực hiện các chức năng giống nhau như các loại như tín dụng, và sau này là telex đã làm một thời. Người sử dụng nối với các dịch vụ thư điện tử thì có thể gửi thư cho bất cứ người nào cũng có địa chỉ thư điện tử trên mạng Internet chuẩn.

Cả hai hệ thống thư điện tử cá nhân và thương mại đều có ”cổng” riêng để chuyển những thư điện tử của người sử dụng gởi từ hệ thống này sang hệ thống khác. Bạn có thể nhận thư từ bất cứ một người nào có máy điện toán cá nhân và một modem, mặc dù đối với một số thông tin liên lạc đặc biệt có thể trở sẽ thành vấn đề vì việc truyền qua mạng Internet không được an toàn lắm. Một số hệ thống dịch vụ thương mại, như hệ thống MCL, cũng có thể chuyển một thư bằng fax, bằng telex, hoặc theo cách gởi thông thường nếu như người nhận không có hộp thư điện tử.

Những tiến bộ trong kỹ thuật thư điện tử trong tương lai sẽ thu hút các hoạt động chúng ta có thể không hình dung nổi. Chẳng bao lâu nữa, bạn có thể thông qua các thiết bị thông tin của bạn như máy điện toán bờ túi, máy thu hình, để giải quyết các loại hoá đơn bạn phải thanh toán. Khi có hoá đơn, thiết bị đó của bạn sẽ trình bày các khoản nợ trước đây của bạn. Nếu bạn có gì thẵc mắc, bạn có thể gởi thư điện tử để yêu cầu giải đáp và khi thoả mãn, bạn có thể thanh toán qua thư điện tử.

Việc dùng kỹ thuật nối dữ liệu và giọng nói có vai trò rất quan trọng trong việc nâng chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Tại hãng Microsoft, chúng tôi có hàng ngàn nhân viên chuyên trả lời thắc mắc, yêu cầu của khách hàng về các phần mềm của Microsoft. Biện pháp này thật tuyệt vời vì chúng tôi lưu và sử dụng những góp ý này của khách hàng để kịp thời cải tiến sản phẩm ngày một tốt hơn. Chúng tôi nhận những ý kiến đó qua thư điện tử, nhưng cũng còn một số khách hàng sử dụng điện thoại, và thường không hiệu quả lắm. Thông thường mỗi khách hàng, nhanh nhất phải mất khoảng 15 phút, nhưng cũng có trường hợp kéo dài cả tiếng đồng hồ. Nhưng rồi đây, khi mọi người sử dụng kỹ thuật kết hợp đồng thời giọng nói và dữ liệu dạng số (DSVD), thì chuyên viên sản phẩm của chúng tôi có thể nhìn thấy những gì hiện ra trên màn hình của khách hàng để xử lý thay vì phải nghe khách hàng giải thích dài dòng những gì ông ta nhìn thấy trên máy. Công việc này phải được tiến hành một cách thận trọng để không có một phạm vi thông tin riêng tư nào bị xâm phạm. Quy trình này sẽ giúp giảm đi từ 30 đến 40% độ dài của các cuộc gọi, sẽ làm cho khách hàng cảm thấy yên tâm hơn, đồng thời nó cũng giúp giảm bớt chi phí và giá thành sản phẩm.

Việc truyền một bức tranh trong kỹ thuật DSVD (hay ISDN) bằng đường giây điện thoại không cần thiết phải kèm theo tài liệu nữa. Một hay hai người có thể gửi cho nhau những hình ảnh tĩnh của họ. Nếu bạn ghé vào công ty nào đó mua một sản phẩm, bạn phải đợi đại diện của công ty đến với nụ cười trên môi. Nhưng bạn, với tư cách là khách hàng, bạn có thể chỉ cho truyền giọng nói của bạn. Bạn cũng có thể chọn lựa những hình ảnh của chính mình đang mặc những bộ quần áo thích hợp với từng tình huống để truyền đi, cho nên việc ngay lúc đó bạn đang mặc y phục nào thì không thành vấn đề nữa.

Bạn cũng có thể chọn nhiều tấm ảnh khác nhau của bạn, tấm đang cười mỉm, tấm đang trong trạng thái phấn khởi vui mừng, và cũng có thể cả những tấm đang giận dữ. Tuỳ đối tượng và nội dung cuộc đàm thoại để bạn chọn những hình thích hợp nhất.

Thư điện tử và kỹ thuật màn hình sẽ loại bỏ dẫn các cuộc hội họp trực diện. Những cuộc họp mặt có tính chất sơ bộ giới thiệu để quen nhau, hoặc hội nghị trù bị, có thể được thay thế bằng hình thức thư điện tử với những bảng hiệu và hình ảnh minh hoạ đính kèm. Khi cuộc họp mặt trực diện diễn ra, cuộc họp sẽ đạt hiệu quả cao hơn nhiều bởi vì những người tham gia vào cuộc họp đã trao đổi những thông tin cần thiết trước bằng thư điện tử.

Việc lập ra một thời gian biểu của những cuộc họp mặt cũng trở nên dễ dàng hơn bởi vì đã có phần mềm xử lý. Ví dụ nếu bạn muốn ngồi đối diện với người luật sư của mình, chương trình sắp xếp thời gian biểu và người luật sư sẽ liên lạc qua đường mạng hay ngay cả qua mạng điện thoại, và chọn thời gian rảnh rỗi cho cả hai bên. Sau đó cuộc hẹn của bạn chỉ cần thực hiện theo lịch điện tử.

Đây cũng là một phương pháp hiệu quả để sắp xếp thời gian cho những khách hàng đặt chỗ trước trong các nhà hàng hay một rạp hát. Chẳng hạn nhà hàng nào đó không có khách, hay vé trong rạp còn nhiều vì không có ai mua, hoặc người luật sư của bạn không muốn cho bạn biết rằng bạn là thân chủ duy nhất của bà ta. Những công ty và cá nhân có thể tạo một chương trình sắp xếp thời gian biểu để đáp ứng những cuộc hẹn theo yêu cầu. Chương trình sắp xếp thời gian biểu của bạn không đòi hỏi chương trình sắp xếp của người luật sư phải kê khai tất cả thời gian của bà ta rảnh. Tuy nhiên nếu bạn yêu cầu chỉ cho biết thời gian trong vòng hai tiếng đồng hồ, và câu trả lời sẽ là: “Vâng chúng ta sẽ gặp nhau vào lúc 7 giờ ngày thứ ba”.

Khách hàng có thể trao đổi với những luật sư, nha sĩ, thủ quỹ, và những người khác, theo các cuộc hẹn trong thời gian biểu và trao đổi hồ sơ thông qua mạng. Bạn có thể nêu câu hỏi cho bác sĩ của bạn về một loại thuốc nào đó chẳng hạn, và tất nhiên là bạn có thể dùng thư điện tử để làm việc với tất cả những người bạn có liên hệ. Rồi chúng ta sẽ thấy sự cạnh tranh giữa các giữa các ngành chuyên muôn do tính hiệu quả của loại truyền thông liên lạc này, và nó sẽ trở nên ngày càng dễ dàng sử dụng có hiệu quả hơn.

Tôi chắc chắn rằng rồi chúng ta sẽ thấy những mục quảng cáo, trong đó các công ty sẽ phô trương hiệu quả công việc của họ nhờ sử dụng phương tiện giao tiếp bằng máy điện toán cá nhân.

Khi xa lộ thông tin hình thành, người ta sẽ không còn bị hạn chế trong các phương tiện nghe nhìn hạn hẹp nữa, bởi vì xa lộ cũng có thể truyền được những chương trình video có chất lượng cao. Rồi đây chúng ta sẽ thấy những cuộc hợp mặt đã được sắp xết thời khoá biểu từ trước ngày càng được diễn ra một cách thường xuyên hơn trên mạng bằng cách sử dụng chương trình hội thảo qua màn hình video. Mỗi một thành viên tham gia trong chương trình của mạng sẽ nhìn màu trắng, một máy thu hình, hay màn hình của một máy điện toán cá nhân, nhưng trong mỗi màn hình đó sẽ cho hiển thị cùng một hình ảnh. Và một phần của màn hình sẽ hiển thi khuôn mặt của một ai đó, còn phần khác của màn hình sẽ trình bày tài liệu, những bổ sung đó sẽ xuất hiện ngay trên màn hình. Những người đang sống cách xa với nhau có thể làm việc với nhau bằng phương tiện này. Đó là phương tiện đồng bộ, hay theo thời gian thực tế, nghĩa là màn hình của máy điện toán sẽ chiều theo ý muốn của người sử dụng.

Nếu một tổ chức nào đó muốn liên lạc với nhau qua mạng để hợp tác với nhau trong công việc phát hành sách báo của nhà in chẳng hạn, thì mỗi thành viên dùng máy điện toán cá nhân, hay một máy điện toán sách tay để lôi những đoạn chú thích điền vào một tấm hình hay một cuốn phim, trong khi đó những thànhviên khác của nhóm có thể theo dõi sự đóng góp của những người khác vào trong công việc trong khi nó đang diễn ra.

Chúng ta đã quen với việc xem hội thảo trên màn hình. Những ai đã từng xem các chương trình thời sự trên truyền hình, thấy những cuộc tranh luận của những người đang ở cách xa nhau, tức là người đó đang xem hôi thảo trên màn hình đấy. Chủ và khách có thể đang sống ở châu lục khác nhau, thế nhưng họ có thể lời qua tiếng lại với nhau như thể đang ở cùng trong một căn phòng vậy.

Ngày nay, để có thể truyền được các hội nghị thông qua mạng như vậy, cần phải có những thiết bị đặc biệt với một đường dây điện thoại riêng. Microsoft hiện nay có ít ra là một phòng họp video chuyên dùng tại tất cả các trụ sở của Microsoft trên toàn thế giới. Những tiện nghi này đã tiết kiệm cho chúng tôi rất nhiều chi phí và thời gian đi lại. Những người làm việc trong những văn phòng khác nhau có thể “ngồi” trong cùng một cuộc hội nghị, khách hàng và người bán hàng có thể “thăm” chúng tôi mà không phải cất công đến tận trụ sở của chúng tôi tại vùng ngoại ô Seatle. Những cuộc họp qua mạng như vậy rồi sẽ trở nên rất phổ biến nó tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, và thường là có hiệu quả hơn các cuộc họp trực diện, bởi khách dự sẽ tập chung chú ý hơn vì họ biết họ đang ngồi trước máy quay.

Tôi chú ý và nhận thấy rằng cũng cần phải có thời gian để cho người tqa làm quen với những cái mới. Nếu một ngày nào đó có dịp xuất hiện trước màn hình trong một cuộc hội thảo chẳng hạn, người đó tập chung chú ý lắng nghe hơn tại cuộc họp thông thường. Lần đầu tiên tôi chú ý hiện tượng này là lúc một nhóm chúng tôi ở Seatle hội nghị thông qua mạng với Steve Ballmer, lúc đó anh đang ở Châu Âu. Lúc đó, hình như tất cả chúng tôi đều dán mắt vào một chương trinh thình diễn của Steve Ballmer vậy. Nếu Steve tháo giầy ra, tất cả chúng tôi đều đưa mắt nhìn nhau để xem phản ứng của nhau. Khi cuộc họp kết thúc, tôi lẽ ra có thể kể với các bạn về mái tóc vừa mới cắt của Steve, nhưng tôi không thể nào nhớ hết tên của những người đã ngồi trong phòng cùng với tôi. Tôi cho rằng tình trạng đó rồi sẽ biến mất một khi các cuộc hội thảo qua mạng trở nên phổ biến.

Hiện nay, giá một phòng họp họp video còn khá đắt, khoảng 40.000 USD. Tuy nhiên, các thiết bị để gắn bàn dung để gắn máy điện toán đang xuất hiện, và giá sẽ giảm xuống rất nhiều. Hệ thống của chúng tôi hoạt động với tốc độ  384.000 bit trong mỗi giây, và chi phí nối vào hệ thống trong nội bộ nước Mỹ tốn khoảng 20 đến 35 USD/ giờ, và nếu nối vào hệ thống quốc tế sẽ tốn khoảng 250 đến 300 USD mỗi giờ.

Việc sử dụng các máy quay video nhờ gắn vào trong máy điện toán cá nhân hoặc máy thu hình giúp chúng ta có thể gặp nhau trên máy thu hình giúp chúng ta có thể gặp nhau trên màn hình với những hình ảnh, âm thanh chất lượng cao và với giá rẻ hơn nhiều. Khi kỹ thuật ISDN được nối vào máy điện toán cá nhân thì những cuộc họp qua video như vậy sẽ trở thành tiêu chuẩn trong phương thức kinh doanh như hiện nay chúng ta dùng máy photocopy để phân phối thông tin vậy.

Khi tất cả những pháp minh như thư điện tử, màn hình, hội hợp qua máy video ra đời, chúng sẽ là phương tiện để chúng ta khắc phục khoảng cách. Khi những thứ này trở nên phổ biến, chúng thay đổi chẳng những cách thức chúng ta làm việc với nhau mà cả sự khác biệt của môi trường làm việc so với các nơi khác.

Năm 1994, ở Hoa Kỳ đã có hơn 7 triệu telecommuter- người làm việc thông qua phương tiện viễn thông. Những người này, hàng ngày không phải đến sở làm nhưng vẫn làm việc được bằng cách dùng máy fax, điện thoại, thư điện tử để liên lạc với nhau.

Một số nhà văn, kỹ sư, và một số những người làm công tác độc lập thường chỉ đến cơ quan vài giờ, còn phần lớn thời gian họ làm việc tại nhà.

Những nhân viên làm những công việc chủ yếu bằng điện thoại là những người rất thích nghi với truyền thông liên lạc nhất. Những người làm công tác tiếp thị, đại diện các dịch vụ công cộng, nhân viên tiếp tân trong khách sạn, những chuyên gia theo dõi sản phẩm bán ra sẽ sử dụng thông tin qua máy điện toán tại trụ sở làm việc cũng như tại nhà.

Khi những người làm thuê và chủ không làm việc gần nhau, lúc đó sẽ áp dụng các biện pháp quản lý mới, và bản thân mỗi người phải học cách làm việc độc lập một cách có hiệu quả. Và cũng phải có các phương pháp hồi âm mới để cho chủ cũng như người làm thuê có thể xác định được chất lượng công việc làm.
Một nhân việc làm trong văn phòng phải làm việc theo đúng giờ quy định, còn một nhân viên làm việc tại nhà nghỉ được tính những giờ nào có thể làm việc. Trong khi đang làm việc tại nhà, va đứa trẻ khóc thì người mẹ của nó sẽ nhấp vào máy và báo cho nó biết “tạm ngưng làm việc” để chăm sóc đứa bé và thời gian này không tính vào giờ làm việc.

Số lượng văn phòng của một công ty rồi cũng sẽ giảm xuống. ở Hoa Kỳ, các hãng kiểm toán lớn như Arthur Andersen và Ernst & Young la những hãng đã thay thế số lượng các văn phòng khá qui mô tốn kém bằng những văn phòng nhọ, có đặc điểm chung giống nhau cho các chuyên viên của họ đang công tác ngoài hiện trường. Ngày mai, Máy điện toán văn phòng, điện thoại và những bẳng điện tử dạng số sẽ được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực công tác. Bảng điện tử dạng số sẽ phương tiện làm việc không thể thiếu, nó sẽ hiển thị lịch làm việc trong ngày hay bất cứ tài liệu nào cần tham khảo.

Kỹ thuật thông tin rồi sẽ ảnh hưởng nhiều đến các mặt công tác. Nó giúp người quản lý dễ dàng quản lý nhân viên Các tổ chức kinh doanh rồi cũng sẽ phải xem xét lại chẳng những về cơ cấu tổ chức mà cả sự cân đối giữa những nhân viên làm việc bên ngoài.

Sự thay đổi này, bước đầu, là nhằm làm sao tổ chức lai công ty hoặt động có hiệu quả hơn, và chủ yếu là tìm những phường thức mới để truyền đạt được thông tin tốt hơn. Bước kế tiếp sẽ là định lại danh giới giữa công ty và khách hàng và các nhà cung cấp. Những vấn đề cốt lõi cần phải xem xét bao gồm : Làm thế nào để cho khách hàng tới sản phẩm của công ty ? Làm sao để cho khách hàng đặt hàng dễ dàng? Những đối thủ cạnh tranh mới nào sẽ xuất hiện trong bối cảnh địa lý không còn là một trở ngại nữa ? Làm thế nào để công ty làm tốt công tác hậu mãi ?

Trong việc đổi mới cơ cấu tổ chức, thư điện tử sẽ là một động lực mạnh mẽ trong việc giảm thiểu tầng cấp trong công ty lớn. Nếu hệ thống thông tin liên lạc tốt, công ty không cần quá nhiều tầng lớp quản lý. Những bộ phận quản lý trung gian chỉ làm nhiệm vụ truyền đạt đã không còn quan trọng như ngày xưa nữa. Tại hãng Microsofr, chúng tôi chỉ có 6 cấp quản lý. Trên thực tế, nhờ có thư điện tử, hầu như không có tầng lớp nào trong công ty.

Rồi đây, kỹ thuật sẽ giúp cho các ngành kinh doanh dễ dàng tìm cộng tác viên bên ngoài, một thị trường rộng lớn về chuyên viên tư vấn sẽ xuất hiện. Các công ty sẽ phải cải tổ lại cơ cấu tổ chức của từng bộ phận, chẳng hạn họ sẽ phải tổ chức bộ phận pháp lý, bộ phận tài vụ như thế nào cho thích hợp dựa trên sự so sánh hiệu quả của việc sử dụng cộng tác viên với nhân viên biên chế. Ngay trong những thời kỳ bận rộn nhất, công ty cũng có thể huy động nguồn chuyên viên, tư vấn bên ngoài, thông qua mạng, thay vì phải tuyển dụng thêm nhân viên biên chế, phải trang bị văn phòng làm việc. Những công ty thành công trong việc huy động cộng tác viên thông qua mạng sẽ càng đạt hiệu quả cao hơn, và như vậy sẽ thánh thức các công ty khác làm theo. Nhờ đó, cơ cấu của các công ty rồi đây sẽ được thu gọn lại và nhỏ hơn trước nhiều.

Vấn đề phân bố địa lý rồi sẽ có những ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức của các công ty. Hiện nay, nhiều vấn nạn xẩy ra như vấn đề lưu thông, đi lại, mức sống, tội phạm, là do dân chúng ngày càng đổ dồn vào các thành phố vốn đã đông dân. Trong khi đó, cuộc sống thành phố có được, như việc làm, giáo dục, giải trí, các dịch vụ…

Rồi đây, xa lộ thông tin sẽ thay đổi điều đó. Khi nối được với mạng cảu xa lộ thông tin, những người sống ở ngoài thành phố không còn chịu những thiệt thòi như trước nữa. Và khi dân phố ở các thành phố giảm xuống khoảng 10% thì kết quả mang lại sẽ có ý nghĩa đối với nhiều mặt trong đời sống. Nếu trung bình, một nhân viên làm việc ở trong 1 hay 2 ngày trong một tuần, kết quả giảm lượng nhiên liệu dùng cho xe cộ, giảm gây ô nhiễm môi trường, giảm bớt nạn kẹt xe một cách đáng kể. Tuy nhiên, chúng ta khó có thể đoán trước ảnh hưởng mà nó mang lại. Nếu những người rời thành phố là những người có thu nhập cao thì các khoản thuế của thành phố sẽ giảm. Điều này sẽ gián tiếp làm tồi tệ hơn các tệ nạn của thành phố, và như vậy càng khuyến khích những người giàu có chuyển đi. Nhưng đồng thời, nạn chịu đựng quá tải của cơ sở hạ tầng của thành phố cũng giảm bớt xuốn, tạo điều kiện tốt cho việc nâng cao mức sống của những người còn sống trong thành phố.

Việc mở rộng các hệ thống của xa lộ liên bang đã đạt hiệu quả cao tại những nơi người dân Mỹ chọn để định cư. Nó tạo ra những vùng ngoại ô mới cố thể tiếp cận với nền văn hoá chung của quốc gia.Và đó là một điểm thuật lợi với các nhà lập kế hoạch phát triển thành phố, những nhà phát triển địa ốc, trường học, và khi xa lộ thông tin được mở rộng, nó sẽ khuyến khích nhân dân chuyển ra sống ở vùng ngoại ô. Nếu rồi đây số đông những người có tài năng chuyển ra sống ở ngoài thành phố, các công ty sẽ thấy càng cần phải cải tạo phương tiện liên lạc kịp thời với nhân viên và cộng tác viên sống xa thành phố. Và xa lộ thông tin sẽ là phương tiện hữu hiệu nhất để khác phục khó khăn này.

Để có được những thay đổi lớn lao đó phải mất khoảng vài thập liên, bởi nhiều người vẫn muốn duy trì cuộc sống thoải mái họ đã quá quen thuộc, và đều tỏ ra tự do dự khi phải thay đổi nó. Tuy nhiên, những thế hệ mới sẽ có những cách nhìn mới. Con cháu chúng ta sẽ trưởng thành và chúng sẽ cảm thấy thoải mái khi làm việc với những công cụ thông tin giúp chúng khắc phục khoảng cách. Những công cụ này cũng sẽ rất tự nhiên đối chúng cũng như chúng ta đối với điện thoại hay bút bi hiện nay. Nhưng kỹ thuật sẽ không chịu chờ đợi cho đến khi con người sẵn sàng đón nhận  Chỉ trong thời gian 10 năm tới, chúng ta sẽ có thể chứng kiến những thay đổi căn bản trong cách làm việc như thế nào, và chúng ta sẽ chọn nơi nào để sống.Lời khuyên của tôi là hãy cố gắng tìm hiểu và nắm bắt càng nhiều càng nhiều càng tốt những kỹ thuật chúng ta có thể tiếp xúc. Khi bạn hiểu biết những vai trò cảu kỹ thuật là tạo ra sự linh hoạt và hiệu quả. Những nhà kinh doanh cầu tiến sẽ có vô vàn cơ hội để thao diễn tài năng trong những năm tới.

Có 1 phản hồi tại Chương 7 – Những ứng dụng trong kinh doanh

  1. MS.TRANG nói:

    LÀM ƠN GIÚP DÙM MỘT TÍ. BẢNG TÍNH EXCEL NHA` CHÚNG T6I ĐANG GẶP TRỤC TRẶC LỚN, TÔI KHÔNG BÍÊT LÀM SAO ĐỂ LẬP RA CÔNG THỨC CHO BẢN KINH DOANH

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: